Quelques astuces et conseils pour utiliser le gestionnaire de tâches avec ses collaborateurs

Alerti vous permet de créer autant d’alertes que vous le souhaitez. Vous pouvez au gré de votre organisation et des dossiers que vous traitez, partager vos alertes de manière sélective. A chaque alerte, une liste de collaborateurs possibles. Ainsi vous pourriez attribuer la gestion d’une alerte à une équipe dédiée

Le principe

Admettons que vous êtes 3 ou 4 à collaborer sur une alerte. Plutôt que chacun consulte de son côté tous les résultats collectés, l’un d’entre vous peut se charger de filtrer la timeline et ne garder que l’information pertinente pour faire gagner du temps aux autres. Au fur et à mesure de sa lecture celui qui est en charge de traiter les résultats peut annoter les articles, les tagger et indiquer à ses collaborateurs quels sont les articles importants à lire, ceux qu’il faut commenter, ceux qu’il faut prendre le temps d’analyser etc.

C’est là que vous pouvez utilisez le gestionnaire de tâches.

Comment ça marche?

1) Créez votre alerte
Je vous réfère au post précédant pour affiner le paramétrage de votre alerte via la recherche avancée

2) Partagez votre alerte
Quand vous êtes sur la page de résultats de votre alerte, il vous suffit de cliquer sur ajouter un collaborateur. Vous verrez s’afficher le formulaire suivant où vous n’avez qu’à saisir la ou les adresses emails des personnes avec qui vous souhaitez partager votre alerte

3) Assignez des tâches à vos collaborateurs
Si vous assignez des tâches à un collaborateur, il en est informé par email. Et lorsqu’il se connecte à son interface, il lui suffit de cliquer sur l’onglet tâches pour retrouver l’ensemble de ses tâches ouvertes. Il peut ainsi de suite se concentrer sur les articles à lire, ceux qu’il doit commenter etc en fonction des tâches que vous lui avez assignées.  De votre côté vous pouvez aussi vérifier l’état d’avancement des actions en cours, en recherchant les tâches par statut (ouvertes, fermées, assignées à vous, assignées aux autres).

Autre utilisation possible des tâches à titre personnel

Maintenant vous pouvez aussi utiliser les tâches à titre personnel.  Si lorsque vous consultez les résultats de votre alerte vous n’avez pas beaucoup de temps devant vous. Vous scannez votre timeline pour voir s’il y a des info importantes.  Vous voyez certains articles que vous n’avez pas le temps de lire mais sur lesquels vous souhaitez revenir. Il vous suffit de les mettre en « à lire » ou « à traiter ». Et vous les retrouvez ensuite via votre tableau de bord des tâches.

Désactiver la gestion de tâches

Si au contraire vous ne souhaitez pas gérer de tâches pour l’une ou plusieurs de vos alertes, vous pouvez décocher la case « assigner des tâches » sur le formulaire de paramétrage de votre alerte.

Et vous, utilisez-vous le gestionnaire de tâches? Le trouvez-vous utile? D’ailleurs si certains souhaitent collaborer à plusieurs sur leurs alertes alors que l’un d’entre vous n’a pas d’invitation, faîtes nous signe, on pourra prochainement ajouter des invitations sur l’un de vos comptes. Vous pouvez nous joindre via le formulaire du support accessible depuis l’interface.