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A quoi servent les réseaux sociaux d'entreprise ?

Que ce soit dans la presse généraliste ou spécialisée, les réseaux sociaux comme Facebook font régulièrement l’objet d’articles et c’est bien normal tant ces derniers changent la manière de communiquer des organisations. Les initiatives en matière de réseaux sociaux d’entreprise (RSE) aussi appelés réseaux sociaux interne (RSI) jouissent eux d’une visibilité beaucoup plus relative dans les médias. Pourtant un RSE n’est pas autre chose qu’une plateforme web dotée de fonctions communautaires et qui peut parfois concerner plusieurs dizaines de milliers de salariés.

Alors un RSE à quoi ça sert concrètement ? Zoom sur une tendance qui devrait  s’accentuer dans les années à venir.

A quoi sert un réseau social d’entreprise ?

A casser la hiérarchie des organisations….

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Aujourd’hui, une majorité des entreprises ont des modèles organisationnels qui ne sont plus adaptés au monde contemporain. Ces modèles sont basés sur des conceptions du management et du pouvoir directement héritées de l’époque industrielle (taylorisme). Dans ces modèles, l’entreprise fonctionne non seulement sur un système pyramidale mais aussi en silos (ou en râteau) : chaque service est plus ou moins indépendant des autres et à ses propres objectifs fixés par la direction générale. Le salarié quant à lui est un simple exécutant à qui l’on  se contente de transmettre de l’information de façon verticale.

…. pour améliorer la productivité des salariés.

De nos jours, les exigences de flexibilité et de réactivité dans un environnement de plus en plus incertain obligent les entreprises à trouver d’autres méthodes de management de l’information car les salariés perdent un temps fou dans les normes et les processus qui leurs sont imposés. Selon une étude menée par Mindjet en mai 2012, un salarié passe en moyenne 25 minutes par jour à rechercher des informations auxquelles il n’a pas directement accès. En 2008, Laurie Buczek, responsable du projet Social Networks à Intel, estimait qu’un employé moyen d’Intel passait une journée par semaine à chercher de l’information ou de l’expertise (De l’entreprise en silos à l’entreprise en réseaux).

Cette lourdeur des entreprises empêche les salariés d’être plus efficients dans leur travail. Et ce manque d’efficience à un coût. Il y a un an, une étude du McKinsey Global Institute ( The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies) démontrait que l’usage d’un réseau social interne pouvait permettre de dégager entre 900 et 1300 milliards de dollars de gain en productivité dans certains secteurs d’activités. Toujours d’après McKinsey Global Institute « deux tiers de ces gains potentiels proviendraient d’une meilleure collaboration et d’une meilleure communication, dans, et entre les entreprises ». reseau social interne

En horizontalisant un peu plus l’accès à l’information, le réseau social interne permet aux salariés de gagner en efficacité et donc en productivité. Par exemple, si un salarié a rapidement besoin d’une information pour avancer sur un projet, le fait de consulter un forum prévu à cet effet sur le RSE de son entreprise lui permet d’accéder directement à l’information souhaitée sans avoir à passer par tous les filtres hiérarchiques classiques.

De la même manière si, autre exemple, une multinationale souhaite installer de nouvelles machines dans ses usines présentes un peu partout dans le monde, le fait de poster une vidéo expliquant le fonctionnement de ces nouvelles machines sur son RSE, lui permettra d’être bien plus efficace que si elle devait envoyer des formateurs dans chacune de ses différentes entités.

2. Les idées reçues sur les RSE.

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Les RSE facilitent l’accès à l’information et la communication entre les salariés. Mais il n’est pas toujours évident de convaincre son patron de se lancer dans un tel projet. Passons donc en revue les principales objections que vous risquez d’entendre si vous souhaitez pousser votre entreprise à adopter un RSE.

1. « Je n’en vois pas l’intérêt. »

Dans ce cas, inspirez-vous de la première partie de cet article. Après avoir démontré à votre patron que ses salariés perdent énormément de temps à trouver la bonne information ou la bonne personne pour avancer sur leurs dossiers, vous devriez faire en sorte qu’il vous écoute plus attentivement 😉

2. « Échanger et se coordonner sur une plateforme unique ? C’est trop de risques pour la sécurité de nos données ».

Cette remarque est bien légitime mais vous pouvez y répondre facilement. Tout d’abord techniquement, la mise en place d’un réseau social d’entreprise peut-être parfaitement sûre pour les données de l’entreprise. La plateforme pourra n’être accessible que sur le lieu de travail des salariés ou via seulement certaines adresses IP. Les éditeurs de RSE « clés en main » comme Jamespot, Yammer/Sharepoint ou Chatter assurent aussi faire régulièrement des tests de sécurité de leur système. D’autres mettent en avant le fait qu’ils confient vos données à des géants du secteur comme Amazon ou Google. Alors certes, votre responsable arguera que les informations de son entreprise seront dès lors dans un nuage informatique (le fameux cloud) mais en réalité ces dernières seront bien au chaud dans de gigantesques data-centers éparpillés dans le monde entier et ultra-sécurisés.

3. «  Les salariés ne changeront pas leur habitude ».

C’est effectivement le gros point noir des RSE puisqu’ils requièrent bien souvent un changement culturel important au sein des organisations. Souvent un tel projet est lancé sur la pointe des pieds, avec une version bêta « pour voir ». On se rend alors bien vite compte que les salariés utilisent le RSE, et je caricature à peine, simplement pour avoir un peu d’infos sur la vie de leur entreprise et poser leurs congés en ligne. Pour qu’un RSE soit réellement utile il faut l’intégrer à la stratégie de l’entreprise et se poser les bonnes questions sur le besoin réel de celle-ci. Souhaite t-on avoir une plateforme qui permette de coordonner plusieurs filiales dans le monde ? Cherche t-on à mettre en valeur les expertises des salariés en créant un réseau social d’entraide interne ? Une fois les besoins clairement définis, il est nécessaire d’impliquer tout le monde et en particulier les managers de l’entreprise. Si ces derniers ne croient pas au projet ou s’ils estiment qu’il remet en cause leur fonction,  alors les chances seront grandes pour que les salariés n’utilisent pas ou seulement de façon très limitée le RSE mis en place.  A ce titre, il est parfois primordial pour les entreprises de se faire accompagner d’un consultant en conduite du changement pour instituer de façon pérenne l’usage d’une telle plateforme.

4. «  Ça va nous coûter trop cher »

Sauf à développer entièrement une plateforme en interne, les solutions clés en main proposées par de nombreux éditeurs ne se révèlent généralement pas si coûteuse que cela. Par exemple, Talk Spirit facture 3 euros par utilisateur jusqu’au 500ème inscrit puis il applique un tarif dégressif. Le budget d’un réseau social interne est donc à la portée des PME. Les grands groupes peuvent aussi passer par ces solutions clés en main. Comptez, par exemple, 15.000 € pour un RSE chez Knowledge Plaza. Bref, au regard des avantages d’un RSE (meilleure communication entre salariés, fluidité de l’information entre les services, moins de perte de temps dans la gestion des e-mails, raccourcissement de la durée de réalisation des projets…), le budget de mise en place d’une telle plateforme et le coût  lié à sa maintenance sont à relativiser.

3. Des exemples réussis de mise en place d’un réseau social interne.

Les RSE ne sont pas juste une douce utopie  de quelques forcenés du web 2.0 même s’ils sont encore assez peu répandus dans les organisations. Voyons donc maintenant deux exemples réussis de mise en place d’un RSE  : Suez Environnement et Alcatel Lucent.

1. Suez environnement.

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Chez Suez environnement, les départements Compétences et Formation ne s’envoient presque plus d’e-mails en interne depuis que ces derniers ont mis en place un RSE. Ils échangent dorénavant sur un forum présent sur leur réseau social interne : « Community’n Tool ».  Sur celui-ci, chacun dispose d’une fiche de profil qui permet à l’ensemble des salariés d’apprendre à mieux à se connaître pour (mieux) travailler ensemble. Chacun des membres du réseau peut suivre les sujets qui l’intéressent sur le forum mais il dispose aussi d’un agenda, d’un wiki et d’une bibliothèque de documents téléchargeables.

Si Community’n Tool ne permet pas encore aux départements Compétences et Formation de Suez Environnement de se passer totalement de boite mail, il a permis de rationaliser le temps que les salariés pouvaient passer à consulter, trier, répondre, envoyer des courriels en interne. L’entreprise cherche aussi à mettre en valeur et à exploiter les connaissances de ses salariés (Knowledge Management). En les incitant à échanger notamment sur le forum, la multinationale permet non seulement à un salarié A de répondre rapidement à la question d’un salarié B mais elle offre aussi la possibilité à un salarié C d’avoir accès à cette connaissance lorsqu’il en aura besoin.

2. L’exemple d’ « Engage » d’Alcatel Lucent.

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En 2010, Alcatel Lucent déploie son RSI « Engage » dans l’ensemble du groupe. Celui-ci permet aux salariés d’échanger au sein de forums, de créer des articles, de lancer des groupes/communautés ou encore de créer leur propre page d’accueil avec les informations qui les intéressent le plus. En partie grâce à la forte implication du PDG d’Alcatel Lucent, Ben Verwaayen, dans ce projet, Engage connait un beau succès : le réseau social interne compte 55 000 utilisateurs sur les 78 000 salariés du groupe. Sur ces 55 000 salariés, 23% sont des utilisateurs actifs et 6% sont des contributeurs.

L’objectif fixé à Engage par la direction d’Alcatel Lucent est de faciliter le partage d’informations et des meilleures pratiques entre tous les collaborateurs répartis dans 140 pays, de casser les silos et donner de la transparence aux actions de la direction. 

Qui plus est, Engage a permis à l’entreprise de gagner en productivité en organisant tous les brainstormings des projets RH sur cette plateforme. Ce choix est aujourd’hui gagnant puisqu’il a permis aux équipes concernées de gagner jusqu’à 3 mois de temps sur certains de ces projets !

Le mot de la fin :

Il est évident que toutes les organisations n’ont pas besoin d’un réseau social interne. Globalement ce genre de projet ne peut intéresser que les grosses structures qui rencontrent des problématiques en matière d’assouplissement des process (temps perdu notamment dans la gestion des e-mails), qui cherchent à mieux coordonner leurs équipes et à sauvegarder le capital de connaissances de l’organisation (Knowledge Management).  Si la mise en place d’un RSE n’est pas forcément très compliquée techniquement, elle exige une petite révolution en matière de management en interne qui est souvent négligée. Cette mauvaise stratégie explique que l’usage à long terme de ces plateformes par les salariés peut parfois être clairement décevant. Néanmoins en prenant en compte les besoins en interne et en prenant le temps d’accompagner les salariés à changer leurs habitudes, un réseau social interne peut se révéler être un outil très précieux pour une entreprise.

Et vous, que pensez-vous des réseaux sociaux internes ? En avez-vous déjà utilisés ? Julien Provost Source de l’ image à la une : http://frenchweb.fr/reseaux-sociaux-dentreprise-pourquoi-ca-coince/124085    

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